Documenten bij de Jaarlijkse Verklaring
Toelichting per document bij de Jaarlijkse Verklaring: 1. Uittreksel Handelsregister Kamer van Koophandel 2. Statuten 3. Bestuursverslag 4. Staat van baten en lasten 5. Begroting 6. Beleidsplan 7. Beloningsbeleid 8. Rooster van aan- en aftreden 9. Reglementen 10. Voorbeelddocumenten / templates
1. Uittreksel Handelsregister Kamer van Koophandel
De leden leveren jaarlijks een actueel uittreksel Handelsregister aan bij het FIN-team. Dit mag ook het uittreksel van het vorige jaar zijn indien er geen mutaties hebben voorgedaan.
2. Statuten
Voor het publiceren van de statuten op de eigen website volstaat de doorlopende tekst van de akte zonder persoonsgegevens. De tekst van alleen de laatste statutenwijzing (zoals op te vragen is bij de Kamer van Koophandel) volstaat niet.
3. Bestuursverslag
Zie principe 5 in het hoofdstuk Aan de slag met de Code
4. Staat van baten en lasten
Voor publicatie van de staat van baten en lasten mag ook de link worden gedeeld naar het Standaardformulier publicatieplicht ANBI.
5. Begroting
Voor publicatie van de begroting mag ook de link worden gedeeld naar het Standaardformulier publicatieplicht vermogensfondsen. Op pagina 4 van dit formulier zijn de categorieën voor de begroting aangegeven, deze kunnen als uitgangsprincipe voor alle FIN-leden worden gebruikt.
6. Beleidsplan
Het ANBI-loket beschrijft wat er in ieder geval in een beleidsplan dient te staan.
7. Beloningsbeleid bestuur en/of de beleidsbepalers
Het beloningsbeleid kan separaat worden geüpload of als onderdeel van een ander document (bijvoorbeeld het beleidsplan). Voor meer informatie zie Loon ontvangen uit een stichting van de Kamer van Koophandel.
8. Rooster van aan- en aftreden
In de Toolkit is een template van het rooster van aan- en aftreden opgenomen dat door het FIN-lid gebruikt kan worden. Het rooster van aan- en aftreden kan facultatief worden gepubliceerd, de FIN moedigt de leden aan dit te doen.
9. Reglementen
Reglementen kunnen facultatief worden gepubliceerd. De FIN moedigt de leden aan deze documenten publiekelijk te delen.
Voorbeelden van reglementen zijn:
Directiereglement Template directiereglement Huishoudelijk reglement In het huishoudelijk reglement kunnen veel zaken geregeld worden. Het is een nadere detaillering van, en een aanvulling op, de statuten. Behalve afspraken, regels en richtlijnen kan het ook de taken en bevoegdheden van bestuursleden bevatten. Ook procedures en werkwijzen kunnen in het huishoudelijk reglement worden vastgelegd, of er kan naar beschrijvingen hiervan worden verwezen.
Bij vastlegging in het huishoudelijk reglement is wijziging alleen mogelijk door een bestuursbesluit. Het mag niet in tegenspraak zijn met de statuten. Waar dit toch het geval is, hebben de statuten voorrang boven het huishoudelijk reglement. Wijzigingen kunnen alleen worden genomen in een bestuursvergadering of in de jaarvergadering.
Het is gebruikelijk dat de eerste versie van het huishoudelijk reglement wordt goedgekeurd met een gewone meerderheid van stemmen. In het huishoudelijk reglement wordt vastgelegd hoe het reglement gewijzigd kan worden (gewone (enkelvoudige) meerderheid, twee derde meerderheid, alleen bij unanimiteit). Het document wordt bij voorkeur gepubliceerd op de website van het fonds.
10. Voorbeelddocumenten / templates
Hier kunt u alle voorbeelddocumenten vinden die in het magazine zijn verwerkt.