In 2011 startte het Bisdom hierover een gesprek met het vermogensfonds en uiteindelijk werd het Bisdom in het gelijk gesteld. Het zittende bestuur voldeed niet aan de voorwaarden van benoemingen als statutair vastgelegd in 1983.

Het Bisdom kon dus het zittende bestuur vervangen en heeft dat inmiddels ook gedaan. Over die kwestie is veel te zeggen, maar het toont het belang van de statutaire vastlegging van een en ander. En het belang voor een bestuur om daar goed op te letten. Een tip: maak een vervalkalender waarin je de jaarlijks terugkerende te bespreken of uit te voeren zaken noteert. Die vervalkalender zet je standaard onder alle notulen.

Zo is er nog een vaak ‘vergeten’ onderwerp. De statutair bepaalde zittingstermijn van bestuurders. Dat gaat bij nogal wat stichtingen fout. Het gevolg is dat besluiten genomen met feitelijk niet meer in functie zijnde bestuurders niet rechtsgeldig zijn. Om problemen te voorkomen is het dus van belang dat het rooster van aftreden goed in de gaten gehouden wordt. De makkelijkste manier is dat rooster standaard onder de agenda van iedere bestuursvergadering op te nemen. Kleine moeite. Maar het werkt, zo weet ik uit ervaring bij diverse stichtingen waar ik dit als bestuurder heb laten doorvoeren.

Bevoegdheden

Er gaat ook nog weleens wat fout bij het vastleggen van de bevoegdheden van bestuurders. Maar al te vaak staan ze ingeschreven als ‘alleen/zelfstandig’ bevoegd. Onverstandig. Er zijn weinig fondsen die navolgende clausule op hun website hebben staan: “Een donatie is uitsluitend toegezegd als de aanvrager een schriftelijke toezegging heeft ontvangen, ondertekend door de voorzitter én de penningmeester van Fonds X.”.

U begrijpt dat dit -nadat er ‘gedoe’ is geweest- op de website is geplaatst…. Kortom regel het goed en zorg dat het alle betrokkenen in de organisatie (met name bestuursleden) duidelijk is hoe het geregeld is.