Aan de slag met de Code: verdere toelichting per principe
In deze sectie kunt u per principe vinden wat er als bestuur van u wordt verwacht en vindt u een verdere toelichting per principe. Elke uitleg wordt voorzien van een voorbeeld.
Principe 1: Maatschappelijk doel Principe 2: Zorgvuldig Bestuur Principe 3: Beheer en inzet van middelen Principe 4: Inrichting en besluitvorming Principe 5: Transparantie en verantwoording Principe 6: Goed toezicht
Principe 1: Maatschappelijk doel
Het bestuur is gericht op de maatschappelijke doelstellingen van het FIN-lid en zorgt ervoor dat deze zorgvuldig, effectief, gedegen en voor de lange(re) termijn worden gerealiseerd.
Toelichting
FIN-leden zijn opgericht om een bepaald maatschappelijk doel te vervullen. Het bestuur heeft de verantwoordelijkheid om de context waarin het FIN-lid functioneert, te overzien en zich hiertoe te verhouden. De kerntaken van het bestuur zijn strategiebepaling, uitvoering en verantwoording.
Uitwerking
· Het bestuur stelt een missie, visie en strategie vast.
· Het bestuur legt in ieder geval de volgende onderwerpen vast in het beleidsplan, en licht deze daarin toe:
o Het toekenningsbeleid waarin zijn opgenomen de voorwaarden waaraan programma’s en/of projecten moeten voldoen die het FIN-lid in de beleidsperiode wil uitvoeren en/of ondersteunen om de doelstellingen te realiseren.
o Op welke manier het behalen van resultaten en het realiseren van de doelstellingen wordt gemonitord en geëvalueerd.
Missie: waar sta je voor?
Een missie zegt wie je bent en wat je doet. Waar een visie vooral kijkt naar buiten en naar de toekomst, richt een missie zich vooral naar binnen, op jouw organisatie. Met een missie vertel je wat jouw fonds bijdraagt aan het waarmaken van je visie. Neem bij het beschrijven van je missie de onderstaande onderwerpen mee.
Vragen die helpen bij het opstellen van een missie:
- Wat voegt mijn fonds toe aan de (ideale) wereld? - Wat maakt mijn fonds uniek? - Welke problemen los ik met mijn fonds op en voor wie? - Wat motiveert ons? - Wat zijn onze kernwaarden?
Visie: wat wil je bereiken?
In je visie kijk je naar de verre toekomst en beschrijf je je grote droom als fonds. Neem bij het beschrijven van je visie de onderstaande onderwerpen mee.
Vragen die helpen bij het opstellen van een visie:
- Hoe ziet mijn ideale wereld eruit? Denk aan een groot doel zonder beperkingen. - Wanneer ben ik succesvol? Beschrijf dit zo concreet mogelijk met percentages of getallen.
Strategie: wat ga je doen?
Als je visie en missie duidelijk zijn, bepaal je met welke middelen, mensen en tijd je dit bereiken. Dat is je strategie.
Bron: Kamer van Koophandel
Beleidsplan
Het ANBI-loket beschrijft wat er in ieder geval in een beleidsplan dient te staan.
Principe 2: Zorgvuldig Bestuur
Het FIN-lid wordt geleid door een bestuur dat zorgvuldig leiderschap biedt in overeenstemming met de missie en visie van het FIN-lid.
Toelichting
Zorgvuldig leiderschap betekent dat elk bestuurslid zich bewust is van zijn of haar verantwoordelijkheden. Dat gaat over zowel de interne werkwijze(n) als de contacten met en verhouding tot de buitenwereld. Het bestuur schept de voorwaarden voor een goede en veilige werkomgeving. Het bestuur handelt in lijn met de doelstellingen van de eigen organisatie en draagt de waarden van het fonds uit.
Uitwerking
• Het bestuur is verantwoordelijk voor de algemene en dagelijkse leiding, het naleven van wet- en regelgeving, de statuten, intern(e) reglement(en) en het beheersen van risico’s.
• Het bestuur maakt bij zijn samenstelling en taakverdeling gebruik van een juiste balans van vaardigheden, ervaring, achtergronden en kennis om weloverwogen beslissingen te kunnen nemen.
• De organisatie is dusdanig, dat de continuïteit is geborgd in lijn met de doelstellingen en de aard van het FIN-lid. Het beloningsbeleid inclusief onkostenvergoeding past bij de aard, omvang en doelstellingen van het FIN-lid.
Wet- en regelgeving
Interne reglementen
- Zie tabblad Documenten bij de Jaarlijkse Verklaring (reglementen document 10)
Beheersen van risico’s
Voorbeelden van risico’s zijn:
- Kunnen we onze verplichtingen nakomen?
- Voldoen we aan alle ANBI vereisten zodat we onze ANBI-status niet verliezen?
- Is er sprake van tegenstrijdig belang?
- Zijn er betalingsrisico’s?
- Fiscaliteit (zoals BTW en VPB).
- Sociale veiligheid. De FIN heeft een werkgroep Sociale Veiligheid die bijeenkomsten organiseert en kennis deelt op MijnFIN.
Samenstelling en taakverdeling van bestuur
Onderstaande overwegingen kunt u in acht nemen bij de samenstelling van uw bestuur.
- Maak profielen voor de verschillende bestuursfuncties.
- Maak een duidelijke taakverdeling binnen het bestuur: zie intern(e) reglement(en)
- Zorg voor diversiteit (verscheidenheid) in het bestuur. Diversiteit heeft betrekking op een evenwichtige samenstelling met betrekking tot:
o (niet meer) werkend; o Leeftijd; o Ervaring en achtergrond; o Etnische en culturele achtergrond; o Persoonlijkheidsaspecten en beïnvloedingsstijlen; o Sekse; o Affiniteit met c.q. herkenbaarheid voor specifieke
doelgroepen
- Werving & selectie
o Maak de functie openbaar beschikbaar. o Biedt een vergoeding aan bestuurders de diversiteit (in brede zin) binnen het bestuur te bevorderen.
Beloningsbeleid voor het bestuur of de beleidsbepalers
Stichtingen bestaan in allerlei soorten en maten. Een belangrijk kenmerk van een stichting is dat deze geen leden heeft, maar wel een bestuur. Een stichting wil een bepaald doel bereiken. Dit doel staat in de statuten vermeld. Het doel van een ANBI mag niet zijn het uitkeren van geld aan oprichters of bestuurders.
Een stichting mag alleen uitkeringen doen aan personen of organisaties als deze uitkeringen het statutaire doel van het FIN-lid dienen. De Kamer van Koophandel heeft een overzicht gemaakt: Loon ontvangen uit een stichting.
Principe 3: Beheer en inzet van middelen
Het bestuur is verantwoordelijk voor zorgvuldig beheer van de middelen, waaronder het vermogen van het FIN-lid, en een efficiënte en effectieve inzet daarvan conform de doelstellingen.
Toelichting
Zorgvuldig beheer en inzet van de middelen van het FIN-lid zijn van groot belang om de invulling van de doelstellingen en de continuïteit van het FIN-lid te kunnen waarborgen. Het draagt ook bij aan het vertrouwen van de maatschappij in de sector.
Uitwerking
• Het bestuur heeft een beleid vastgesteld dat consistent is met de geformuleerde doel- of taakstellingen op het gebied van bestedingen, vermogensinstandhouding, risicobeleid, beleggingsbeleid, financiële verplichtingen en kosten van de organisatie.
• Het bestuur heeft een beleid vastgesteld met criteria, procedures en bevoegdheden voor de toekenning van financiële bijdragen en andere vormen van ondersteuning.
• Een donatie of een toekenning of afwijzing van een donatieverzoek geschiedt weloverwogen en binnen een redelijke termijn.
Beleggingsstatuut en/of beleggingsbeleid
Een beleggingsbeleid en beleggingsstatuut is zeer afhankelijk van de voorkeuren van een fonds. In deze documenten staan de uitgangspunten en doelstellingen van het beleggingsbeleid, de besluitvorming en de frequentie en kaders van evaluatie geformuleerd.
De FIN verwijst naar uw bank en/of een financieel expert voor het opstellen van deze documenten.
Principe 4: Inrichting en besluitvorming
Het bestuur is verantwoordelijk voor een goede inrichting van de organisatie van het fonds, ziet erop toe dat besluitvormingsprocessen nauwgezet en tijdig zijn, en dat effectieve delegatie-, controle- en risicobeoordelings- en beheersystemen zijn opgezet en worden gecontroleerd.
Toelichting
Het bestuur is als geheel verantwoordelijk voor de inrichting, besluiten en activiteiten en de manier waarop deze intern zijn ingericht en extern worden ingezet. Het is van belang dat ieder bestuurslid inbreng kan geven voor zowel het vastgestelde beleid als voor vernieuwing, ontwikkeling en reactie op externe gebeurtenissen.
Uitwerking
• Het bestuur zorgt voor een adequate en eenduidige inrichting van de organisatie van het FIN-lid in overeenstemming met de Code Goed Bestuur en toepasselijke wet- en regelgeving.
• Het bestuur zorgt voor de vastlegging van de bevoegdheden en verplichtingen van de ingestelde organen (bestuur, RvT, directie) en een heldere besluitvormingsprocedure, alsmede de naleving hiervan.
• Het bestuur zorgt voor de vastlegging van in ieder geval de volgende zaken in de statuten en/of een reglement:
o de omvang van het bestuur en - indien van toepassing – de RvT (bestaande uit minimaal drie leden)
o de zittingstermijn en het aantal mogelijke herbenoemingen (het ‘rooster van aan- en aftreden').
• Het bestuur heeft beleid vastgelegd met betrekking tot het adequaat beheersen van risico’s waaronder richtlijnen voor financiële- en rechtshandelingen en hoe interne controles en beheerssystemen zijn opgezet en worden gecontroleerd in de organisatie.
Indien een raad van toezicht (RvT) is ingesteld: • Het bestuur zorgt ervoor dat de RvT zijn toezichthoudende rol volledig en naar behoren kan uitoefenen en treedt niet in de taken, verantwoordelijkheden en bevoegdheden van de RvT. • Het bestuur legt verantwoording af aan de RvT en geeft alle informatie die nodig is voor het goed kunnen functioneren als RvT. Het bestuur doet dit gevraagd, ongevraagd en tijdig. Over de informatievoorziening zijn schriftelijke afspraken gemaakt.
Bevoegdheden en verplichtingen Zie tabblad Documenten bij de Jaarlijkse Verklaring (reglementen document 10) voor vastlegging van de bevoegdheden en verplichtingen van de verschillende organen. Zittingstermijn en mogelijke herbenoemingen De FIN Code Goed Bestuur schrijft geen concrete zittingstermijn (gebruikelijk is 3 of 4 jaar) en aantal herbenoemingen voor. De FIN vindt het van belang dat periodiek het functioneren van een bestuurslid kan worden besproken. Het opnemen van een zittingstermijn voor leden van een bestuur in de statuten waarborgt dat dit mogelijk is met name in gevallen waarbij iemand niet (meer) goed functioneert.
Rooster van aan- en aftreden Voor een voorbeeld van het Rooster van aan- en aftreden kijk hier Rooster van aan-en aftreden
Beheersen van risico’s Voorbeelden van risico’s zijn:
- Kunnen we onze verplichtingen nakomen?
- Voldoen we aan alle ANBI vereisten zodat we onze ANBI-status niet verliezen?
- Is er sprake van tegenstrijdig belang?
- Zijn er betalingsrisico’s?
- Fiscaliteit (zoals BTW en VPB).
- Sociale veiligheid. De FIN heeft een werkgroep Sociale Veiligheid die bijeenkomsten organiseert en kennis deelt op MijnFIN.
Principe 5: Transparantie en verantwoording
Het bestuur is onafhankelijk, handelt transparant en integer, en zorgt ervoor toegankelijk en aanspreekbaar te zijn.
Toelichting
Onder transparantie valt het inzichtelijk maken voor de buitenwereld waar de organisatie mee bezig is en op welke manier daaraan uitvoering wordt gegeven.
Integer handelen omvat zoveel als ‘het juiste doen, en het niet juiste laten’ en ‘naar eer en geweten en naar beste kunnen en vermogen handelen’.
Uitwerking
• Bestuurders laten het belang van de organisatie prevaleren boven eigen belangen en onthouden zich van persoonlijke bevoordeling. • Het bestuur geeft publiekelijk inzicht in de missie, visie en strategie. • Het bestuur zorgt voor een duidelijke beleids- en verantwoordingscyclus en handelt daarnaar. • Het bestuur zorgt voor een toegankelijke cultuur, binnen en buiten de organisatie. • Het bestuur is verantwoordelijk voor het afleggen van verantwoording en het opstellen van het jaarverslag. • In het bestuursverslag wordt in ieder geval opgenomen:
o Het functioneren van het bestuur, de raad van toezicht en de wijze waarop is omgegaan met dilemma’s en situaties van belangenverstrengeling en/of tegenstrijdig belang;
o De toepassing van het risicobeleid en interne controle; het beloningsbeleid en/of de onkostenvergoeding, de zittingstermijn en de (neven) functies van de bestuursleden en de leden van de raad van toezicht.
Jaarverslag
Het statutaire jaarverslag bestaat uit het bestuursverslag, de jaarrekening en de overige gegevens. Voor het merendeel van de stichtingen (en verenigingen) zal de jaarrekening worden opgemaakt conform de richtlijnen voor de jaarverslaggeving en meer specifiek conform de bepalingen uit RJ 640 of RJ 650.
Voor de volledige vereisten van de jaarrekening verwijzen we naar de RJ640 (organisaties zonder winststreven) of de RJ650 (Fondsenwervende organisaties) en RJ400 (bestuursverslag) op de website van de Raad voor de jaarverslaggeving:
Het bestuur van een stichting dient jaarlijks binnen zes maanden (verlenging van de termijn is mogelijk) na afloop van het boekjaar een bestuursverslag en een jaarrekening op te maken en vast te stellen. De jaarrekening wordt vervolgens ondertekend door alle bestuurders. De jaarrekening wordt uiterlijk binnen één maand erna vastgesteld. Bij het merendeel van de stichtingen wordt de jaarrekening door het bestuur vastgesteld, tenzij de statuten anders bepalen.
Voor ANBI’s is het tijdspad net anders. Voor ANBI's geldt dat het Standaardformulier Publicatieplicht jaarlijks moet worden ingevuld en gepubliceerd, binnen zes maanden na afloop van het boekjaar. Dit gebeurt deels op basis van het jaarverslag. Als het boekjaar van de ANBI samenvalt met het kalenderjaar, moeten de gegevens vóór 1 juli van het daaropvolgende jaar worden gepubliceerd.
Bestuursverslag Wat is een bestuursverslag? Een bestuursverslag is een schriftelijk verslag waarin het bestuur van een stichting of vereniging rapporteert over hoe het afgelopen jaar is verlopen en wat het gevoerde beleid was. In dit verslag worden de resultaten van de activiteiten uitgebreid beschreven.
Welke verslaggevingsregels zijn van toepassing op een stichting of vereniging? Meestal valt een stichting of vereniging niet onder de formele jaarrekeningvereisten van de wet (Titel 9 Boek 2 BW). Dit betekent dat er voor deze organisaties geen vaste regels zijn voor het opstellen van de jaarrekening. De organisatie mag zelf uit de volgende twee mogelijkheden kiezen:
- jaarrekening opstellen volgens de Richtlijnen voor de Jaarverslaggeving (hierna: Richtlijnen) of - jaarrekening opstellen volgens eigen grondslagen.
Omdat een jaarrekening vaak bedoeld is voor meerdere belanghebbenden, wordt sterk aanbevolen om de Richtlijnen te volgen. Deze geven invulling aan wat ‘algemeen aanvaarde grondslagen voor financiële verslaggeving’ zijn.
Wat staat er in het bestuursverslag?
1. Beschrijving van doelstelling en activiteiten:
a. De omschrijving van de doelstelling, met welk beleid die doelstelling wordt nagestreefd en op welke wijze de belangrijkste activiteiten daarin passen. Eventuele belangrijke wijzigingen in de (statutaire) doelstelling dienen nader toegelicht te worden. b. de samenstelling van bestuur en directie; c. een verslag van de het resultaat van de activiteiten waar mogelijk ondersteund door andersoortige gekwantificeerde informatie.
2. Beschrijving van de belangrijke bestuurlijke voornemens en inmiddels in het nieuwe jaar genomen besluiten, inclusief de financiële vertaling daarvan.
3. Beschrijving van de risico’s ten aanzien van de continuïteit van baten. Beschrijving in hoeverre baten eenmalig of jaarlijks terugkerend zijn.
4. Beschrijving van het beleid met betrekking tot de omvang en de functie van het vrij besteedbare vermogen.
5. Beschrijving van het beleggingsbeleid en vermogensrisico’s in het geval de organisatie beleggingen in haar bezit heeft.
6. Een evaluatie van wat het vermogensfonds in het afgelopen boekjaar wel en wat het niet heeft bereikt in het licht van het (meerjaren)beleid;
7. Begroting van het volgend jaar in samenvattende vorm.
8. De verdeling van de functies van besturen en toezicht, de organen die daartoe zijn ingesteld (indien van toepassing) en de taken.
9. Zittingstermijn van de individuele bestuurders.
10. (Neven)functies. Lees hieronder meer over nevenfuncties.
11. Het beloningsbeleid directie (indien het fonds een directie heeft), welk aansluit bij het ideële karakter van het fonds en de benodigde professionaliteit;
12. Het onkostenvergoedings- en/of beloningsbeleid van Bestuur en RvT ten aanzien van leden van het bestuur, en indien aanwezig het toezichthoudend orgaan.
Jaarrekening Welke elementen horen er thuis in de jaarrekening?
- De balans met de vergelijkende cijfers van het vorige boekjaar;
- De staat van baten en lasten met de vergelijkende cijfers van het vorige boekjaar (inclusief begroting);
- De toelichting op de balans en staat van baten en lasten evt. aangevuld met het kasstroomoverzicht. Hier wordt ook de afwijking ten opzichte van de begroting toegelicht.
Overige gegevens bestaan uit:
• Indien van toepassing de accountantsverklaring bij de jaarrekening; • Overige gegevens
Functioneren van het bestuur Toezichthouders zijn zelf verantwoordelijk voor hun functioneren en het ontwikkelen van eigen professionaliteit en deskundigheid. De jaarlijkse (zelf)evaluatie is een belangrijk moment om te reflecteren op eigen functioneren met als doel verder te ontwikkelen, individueel en als team. De conclusies op hoofdlijnen en/of actiepunten die daaruit voortkomen worden benoemd in het bestuursverslag.
Een voorbeeld van een vragenlijst voor (zelf)evaluatie is in de Toolkit opgenomen.
Beloningsbeleid
Zie principe 2 van dit hoofdstuk.
Zittingstermijn
Zie principe 4 van dit hoofdstuk.
Nevenfuncties
Het vermelden van nevenfuncties van bestuurders is geen verplichting vanuit de Regelgeving Raad voor de Jaarverslaggeving (RJ) of vanuit het burgerlijk wetboek.
Wanneer je als organisatie de FIN Code Goed Bestuur volgt, zal je de relevante nevenfuncties moeten vermelden. Deze worden opgenomen in het jaarverslag en de jaarrekening maar blijven buiten het RJ/wettelijke deel.
Als een accountant hierop aftekent hoeft de accountant alleen maar vast te stellen dat de vermelding niet in strijd is met de andere informatie die in het totale verslag staat, het wordt niet separaat getoetst en gecontroleerd.
N.B. De WBTR geeft aan dat je de nevenfuncties van je bestuurders in kaart moet brengen, niet hoeft te publiceren. De WBTR gaat o.a. over tegenstrijdig belang, en ziet niet toe op belangenverstrengeling.
Template nevenfuncties Naar formulier nevenfuncties
Principe 6: Goed toezicht
Het toezichthoudend orgaan voert zijn toezichthoudende, adviserende en werkgeversrol op een zorgvuldige en onafhankelijke wijze uit, en vervult zijn rol vanuit het perspectief van de doelstellingen van het FIN-lid.
Toelichting
Met ‘het toezichthoudend orgaan’ wordt bedoeld het bestuur of de raad van toezicht. Met dit interne toezicht wordt de kwaliteit en integriteit van de eigen organisatie gewaarborgd.
Uitwerking
• De samenstelling van het toezichthoudend orgaan is zodanig dat onafhankelijkheid in besluitvorming is gewaarborgd.
• Het toezichthoudend orgaan neemt geen taken, verantwoordelijkheden en bevoegdheden over die tot de verantwoordelijkheid van het bestuur of de directie behoren.
• Het toezichthoudend orgaan houdt bij voorkeur jaarlijks en minimaal om het jaar een (zelf)evaluatie over haar functioneren en benoemt op hoofdlijnen de conclusies en/of actiepunten die daaruit voortkomen in het bestuursverslag.
• Het toezichthoudend orgaan houdt actief, kritisch en op stimulerende wijze toezicht. Zij bewaakt de doelstellingen en de continuïteit van het FIN-lid.
• Het toezichthoudend orgaan moet tijdig over alle relevante informatie kunnen beschikken en heeft het recht en de plicht naar relevante (aanvullende) informatie te vragen.
• Het toezichthoudend orgaan keurt ten minste de volgende zaken goed en volgt de realisatie ervan:
o Het beleidsplan en de begroting;
o Het jaarverslag (het bestuursverslag en de jaarrekening).
(Zelf) evaluatie Toezichthouders zijn zelf verantwoordelijk voor hun functioneren en het ontwikkelen van eigen professionaliteit en deskundigheid. De jaarlijkse (zelf)evaluatie is een belangrijk moment om te reflecteren op eigen functioneren met als doel verder te ontwikkelen, individueel en als team. De conclusies op hoofdlijnen en/of actiepunten die daaruit voortkomen worden benoemd in het bestuursverslag.
Een voorbeeld van een vragenlijst voor (zelf)evaluatie is in de Toolkit opgenomen.
Beleidsplan
Het ANBI-loket beschrijft wat er in ieder geval in een beleidsplan dient te staan. Begroting
Vermogensfondsen met de ANBI-status vullen jaarlijks het standaardformulier publicatieplicht vermogensfondsen in. Op pagina 4 van dit formulier zijn categorieën voor het opstellen van een begroting aangegeven. Deze kunnen worden gebruikt als uitgangsprincipe voor het opstellen van een begroting.