Documenten bij de Jaarlijkse Verklaring
Toelichting per document bij de Jaarlijkse Verklaring:
- 1. Jaarlijkse verklaring 2. Uittreksel Handelsregister Kamer van Koophandel 3. Statuten 4. Bestuursverslag 5. Staat van baten en lasten 6. Begroting 7. Beleidsplan 8. Beloningsbeleid 9. Rooster van aan- en aftreden 10. Reglementen 11. Voorbeelddocumenten / templates
1. Jaarlijkse Verklaring Stappenplan inleveren van de Jaarlijkse Verklaring
Voor het FIN-lid:
1. Verzamelen en publiceren van de documenten
Plaats de documenten die worden opgesomd in de Jaarlijkse Verklaring op de eigen website en/of op de MijnFIN pagina.
2. Toevoegen van hyperlinks:
Voorzie de Jaarlijkse Verklaring van hyperlinks naar de documenten die op de website en/of MijnFIN-pagina zijn geplaatst.
3. Ondertekening van de Jaarlijkse Verklaring
- Laat de Jaarlijkse Verklaring ondertekenen door alle bestuurders.
- Tip: gebruik een digitaal ondertekenprogramma zoals Adobe, Docusign of SignNow om het proces eenvoudig en
efficiënt te laten verlopen.
4. Verzenden van de Jaarlijkse Verklaring
- Stuur twee versies van de Jaarlijkse Verklaring als PDF naar het FIN-team binnen 6 maanden na het sluiten van het
boekjaar:
o versie 1: met handtekeningen van alle bestuurders.
o versie 2: zonder handtekeningen (deze versie zonder handtekeningen wordt gebruikt voor publicatie op de
MijnFIN pagina)
- Voeg een actueel uittreksel uit het Handelsregister van de Kamer van Koophandel bij om aan te tonen, dat alle
bestuurders die de Jaarlijkse Verklaring hebben ondertekend ook ingeschreven staan.
Instructies voor het maken van een PDF:
- Voor Windows-gebruikers: Hoe maak ik een PDF
- Voor Mac-gebruikers: Hoe maak ik een PDF
Vervolgstappen door het FIN-team:
5. Controle van de Jaarlijkse Verklaring:
Het FIN-team controleert of de Jaarlijkse Verklaring volledig, actueel en ondertekend is door alle bestuursleden. Hierbij wordt gecontroleerd of de namen overeenkomen met die in het toegestuurde, actuele uittreksel uit het Handelsregister van de Kamer van Koophandel.
6. Verzoek om aanvulling:
Indien de Jaarlijkse Verklaring niet volledig is, zal het FIN-team het FIN-lid verzoeken om dit in orde te maken.
7. Publicatie van de verklaring:
Indien akkoord, plaatst het FIN-team de Jaarlijkse Verklaring zonder handtekeningen op de MijnFIN-pagina. Dit geldt ook voor leden die de verklaring al op hun eigen website publiceren.
8. Terugkoppeling naar het FIN-lid:
Het FIN-team informeert het FIN-lid per e-mail dat de Jaarlijkse Verklaring akkoord is bevonden en op de MijnFIN-pagina wordt geplaatst. Indien gewenst kan het FIN-lid de verklaring ook op de eigen website plaatsen.
2. Uittreksel Handelsregister Kamer van Koophandel
De leden leveren jaarlijks een actueel uittreksel Handelsregister aan bij het FIN-team. Dit mag ook het uittreksel van het vorige jaar zijn indien er geen mutaties hebben voorgedaan.
3. Statuten
Voor het publiceren van de statuten op de eigen website volstaat de doorlopende tekst van de akte zonder persoonsgegevens. De tekst van alleen de laatste statutenwijzing (zoals op te vragen is bij de Kamer van Koophandel) volstaat niet.
4. Bestuursverslag
Zie principe 5 in het hoofdstuk Aan de slag met de Code
5. Staat van baten en lasten
Voor publicatie van de staat van baten en lasten mag ook de link worden gedeeld naar het Standaardformulier publicatieplicht ANBI.
6. Begroting
Voor publicatie van de begroting mag ook de link worden gedeeld naar het Standaardformulier publicatieplicht vermogensfondsen. Op pagina 4 van dit formulier zijn de categorieën voor de begroting aangegeven, deze kunnen als uitgangsprincipe voor alle FIN-leden worden gebruikt.
7. Beleidsplan
Het ANBI-loket beschrijft wat er in ieder geval in een beleidsplan dient te staan.
8. Beloningsbeleid bestuur en/of de beleidsbepalers
Het beloningsbeleid kan separaat worden geüpload of als onderdeel van een ander document (bijvoorbeeld het beleidsplan). Voor meer informatie zie Loon ontvangen uit een stichting van de Kamer van Koophandel.
9. Rooster van aan- en aftreden
In de Toolkit is een template van het rooster van aan- en aftreden opgenomen dat door het FIN-lid gebruikt kan worden. Het rooster van aan- en aftreden kan facultatief worden gepubliceerd, de FIN moedigt de leden aan dit te doen.
10. Reglementen
Reglementen kunnen facultatief worden gepubliceerd. De FIN moedigt de leden aan deze documenten publiekelijk te delen.
Voorbeelden van reglementen zijn:
Directiereglement Template directiereglement
Huishoudelijk reglement In het huishoudelijk reglement kunnen veel zaken geregeld worden. Het is een nadere detaillering van, en een aanvulling op, de statuten. Behalve afspraken, regels en richtlijnen kan het ook de taken en bevoegdheden van bestuursleden bevatten. Ook procedures en werkwijzen kunnen in het huishoudelijk reglement worden vastgelegd, of er kan naar beschrijvingen hiervan worden verwezen.
Bij vastlegging in het huishoudelijk reglement is wijziging alleen mogelijk door een bestuursbesluit. Het mag niet in tegenspraak zijn met de statuten. Waar dit toch het geval is, hebben de statuten voorrang boven het huishoudelijk reglement. Wijzigingen kunnen alleen worden genomen in een bestuursvergadering of in de jaarvergadering.
Het is gebruikelijk dat de eerste versie van het huishoudelijk reglement wordt goedgekeurd met een gewone meerderheid van stemmen. In het huishoudelijk reglement wordt vastgelegd hoe het reglement gewijzigd kan worden (gewone (enkelvoudige) meerderheid, twee derde meerderheid, alleen bij unanimiteit). Het document wordt bij voorkeur gepubliceerd op de website van het fonds.
11. Voorbeelddocumenten / templates
Hier kunt u alle voorbeelddocumenten vinden die in het magazine zijn verwerkt.